النظام الحديث لإدارة الوثائق التاريخية وقواعد بياناتهاد• ناصر بن محمد الجهيميالمستخلص يقدم الموضوع تعريفاً بآلية عمل نظام إدارة الوثائق الإلكترونية، وما يوفره من مزايا عديدة منها سهولة الوصول إلى المعلومة وسهولة تحويل الوثائق المحفوظة على الميكروفيلم إلى الأرشيف الإلكتروني، وسعة الاختزان العالية جداً، وقلة التكلفة•ثم عرض الموضوع لخمس عشرة ميزة لهذا النظام، وجدوى التحول من أوعية الحفظ التقليدية "الملفات، الميكروفيلم، الميكروفيش" إلى نظام إدارة الوثائق الإلكترونية التي ترتبط به جملة من قواعد البيانات•1 ـ مقدمةيقوم نظام إدارة الوثائق الإلكترونية بتخزين صور الوثائق في الحاسب الآلي بوساطة ماسحات ضوئية ومن ثم استرجاعها عند الطلب وقد استطاعت الحاسبات الإلكترونية أن تختصر المساحات الواسعة لحفظ معلومات الوثائق التاريخية وأتاحت استخداماً غير محدد للوثائق عن طريق البحث والاسترجاع في كل وثيقة كما أن الحاسبات ساعدت على حل مشكلات الفقد والضياع وأخطاء الترتيب ومكنت من استخدام الوثيقة نفسها بوساطة عدة أشخاص في الوقت نفسه، وبذلك يستطيع الباحثون والمهتمون في مجال الوثائق التاريخية الاتصال المباشر والاستفادة من هذه الوثائق عبر خطوط الهاتف أو عبر شبكة الإنترنت•ويوفر النظام مزايا عديدة منها:تطوير عملية إدخال، واسترجاع، ومعالجة، وتحديث الوثائق من أية نقطة في الشبكة الحاسوبية (وفق الإجراءات الأمنية) كما يمكن استخراج التقارير والإحصائيات من الوثائق المخزنة والاستجابة لاستفسارات عديدة إلى جانب إمكانية فتح ملفات للوثائق ذات الاهتمام المشترك وذلك من خلال قواعد معلومات متقدمة، إضافة إلى مزايا أخرى مثل:ـ سهولة الوصول إلى المعلومة•ـ سهولة تحويل الوثائق المحفوظة على الميكروفيلم إلى الأرشيف الإلكتروني•ـ سعة الاختزان العالية جداً وقلة التكلفة•2 ـ مزايا نظام إدارة الوثائق الإلكترونية2 • 1 • يمكن تخزين ملايين الوثائق بخزانة الأقراص الضوئية التي لا يتعدى ارتفاعها عن مترين وطولها عن مترين وعرضها عن متر مما يؤدي إلى توفير المساحة التي تأخذها مخازن حفظ الأوراق•2 • 2 •لا يحتاج مستخدمو النظام أن يكونوا ذوي خبرات فنية•2 • 3 • استخدام اللغة العربية والإنجليزية في الوقت نفسه•2 • 4 • البحث عن الوثائق المطلوبة من بين ملايين الوثائق المخزنة بخزانة الأقراص الضوئية في ثوانٍ مما يؤدي إلى زيادة الإنتاجية والسرعة في أداء العمل•2 • 5 • المرونة والسهولة في البحث واسترجاع الوثائق إذ يمكن استرجاع الوثائق عن طريق الاسم أو الرقم•2 • 6 • استرجاع الوثائق من مواقع بعيدة متصلة عبر شبكات الاتصال أو شبكات الإنترنت، إذ يمكن لأكثر من شخص وفي أي مكان سواء داخل أو خارج المملكة استرجاع الوثيقة نفسها أو طباعتها في الوقت نفسه في ثوانٍ على الرغم من وجود نسخة واحدة فقط مخزنة في خزانة الأقراص الضوئية•2 • 7 • إمكانية فتح العديد من النوافذ على الشاشة نفسها للقيام بعدة مهام•2 • 8 • القدرة على تكبير وتصغير وتوضيح الصورة (خاصة المخطوطات والوثائق القديمة)•2 • 9 • بعد تصوير الوثيقة في النظام يمكن معالجتها من الشوائب حتى تكون واضحة عند مشاهدتها على الشاشة وتكون طباعتها واضحة•2 • 10 • مستوىً عالٍ من الأمان وسرية الوثائق إذ لا يستطيع أحد الدخول إلى نظام تصوير الوثائق الإلكتروني إلا برقم سري وتحديد الصلاحيات من ناحية نوعية الوثائق والأشخاص المصرح لهم بالبحث عنها ووضع عدة مستويات للاطلاع والحفاظ على سرية الوثائق•2 • 11 • يقوم النظام بحفظ الأوراق والصور والصوت والخرائط والميكروفيلم•2 • 12 • يقوم النظام بإرسال واستقبال الفاكسات•2 • 13 • سهولة حفظ وصيانة الأقراص إذ إن عمرها الافتراضي الأدنى ثلاثون سنة•2 • 14 • الحصول على تقارير يومية لتمكين الإدارة العليا من مراقبة العمل واتخاذ القرارات•2 • 15 • يمكن دمج نظام تصوير الوثائق الإلكتروني بالبرامج الأخرى مثل برنامج معالجة الكلمات MS-WORD أو برامج محاسب MS- EXEL وذلك بإضافة وثيقة من برنامج معالج الكلمات•3 ـ جدوى التحول من أوعية الحفظ التقليدية (الملفات، الميكروفيلم، الميكروفيش) إلى نظام إدارة الوثائق الإلكترونية3 • 1 • الفهرسة والبحثإن وجود قواعد معلومات متقدمة ضمن نظام الأرشيف الإلكتروني يعطي مرونة عالية في تصنيف وفهرسة الوثائق المصورة واستخراج القوائم والإحصائيات عنها وتبرز هذه الميزة عندما يشارك مكلفو الإدارات المستفيدة في عمليات التصنيف وتحديد الملفات (الموضوعات) التي تدرج فيها الوثائق المرسلة للإدخال، لأن بالإمكان وضع نظام متطور للفهرسة يسهل عملية استرجاع المعاملات المرتبطة ببعضها (مثل ذلك إمكانية طلب كل الوثائق عن الوضع الاقتصادي خلال فترة زمنية معينة)• كما يمكن أن يتم تزويد الباحث بمحطة استرجاع مرتبطة بالنظام يتمكن من خلالها استعراض المعاملات المطلوبة دون الرجوع إلى إدارة الوثائق الإلكترونية، وفي ذلك توفير للجهد والوقت معاً•لذا فإن عملية الاسترجاع في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية متطورة جداً عما هي عليه في نظام المصغرات الفيلمية، ففي حين أن كل الوثائق المخزنة في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية قابلة للاسترجاع والاطلاع الفوري والمتعدد On- line من أية نقطة في شبكة النظام، فإن عملية الاسترجاع في نظام المصغرات الفيلمية عملية تسلسلية تتطلب التعامل الفعلي مع المصغرات المحتوية على صورة الوثائق مع كل طلب استرجاع•3 • 2 • السرية والأمانتعد إدارة الوثائق الإلكترونية من التقنيات الحديثة نسبياً التي لاتزال في مرحلة النمو والتطور ومحاولة الوصول إلى وضع مستقر فيما يتعلق بالمقاييس والتوافق، إلا أنه توجد بعض برامج إدارة الوثائق الإلكترونية التي اكتسبت شهرة عالمية وتطبق من قبل جهات كبيرة على نطاق واسع•ونظام إدارة الوثائق الإلكترونية نظام لامركزي ويمكن تطبيقه على نطاق أوسع ويعتمد في سريته على كلمات السر وتحديد الصلاحيات في الاسترجاع والإدخال والطباعة وما إلى ذلك إضافة إلى أن الاطلاع على الوثائق المخزنة في إسطوانات ضوئية في حال تسربها خارج النظام يتطلب جهداً كبيراً•3 • 3 •التداول ونقل الخدمةيتطلب إيصال الخدمة لأماكن أخرى في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية إلى ربط ذلك المكان مسبقاً بالنظام عن طريق شبكة اتصالات أو تواجد نظام مماثل (أو مصغر) به ومن ثم نقل الاسطوانات الضوئية آلياً أو عن طريق شبكة الاتصالات المتوافرة حالياً عن طريق الهاتف أو شبكة الإنترنت إذ بالإمكان إيصال الخدمة والدخول لأكثر من باحث في الوقت نفسه على النظام•4 ـ قواعد البيانات المرتبطة بإدارة الوثائق التاريخيةتحتوي تلك القاعدة على بيانات ومعلومات عن الوثائق التاريخية إذ يتم إدخال تلك البيانات بعد تعريفها في استمارات أعدت خصيصاً لذلك في قاعدة معلومات الوثائق التاريخية ومن مزايا هذه القاعدة قوتها في البحث والاسترجاع إذ يمكن للباحث البحث بعدة أشكال وهي:4 • 1 • عرض بيانات الوثيقة بدلالة الرقم (أو الرمز)•4 • 2 • البحث بعنوان الوثيقة أو بجزء منه•4 • 3 • البحث عن وثائق بدلالة جهة الإصدار•4 • 4 • البحث عن وثائق بدلالة الصادر إليه•4 • 5 • عرض وثائق بدلالة تصنيف الموضوع•4 • 6 • البحث عن وثائق بدلالة الأعلام الذين ذكروا في الوثيقة•4 • 7 • البحث عن وثائق بدلالة الأماكن التي ذكرت في الوثيقة•4 • 8 • البحث عن وثائق بدلالة الهيئات التي ذكرت في الوثيقة•4 • 9 • عرض وثائق لغة معينة•4 • 10 • البحث الحر في خلاصة الوثيقة•4 • 11 • البحث بدلالة التاريخ•كما يمكن البحث بأكثر من عنصر من عناصر البحث مجتمعة•ومن مزايا هذا النظام عرض بيانات الوثائق المسجلة في الحاسب وفي حالة الحاجة إلى الوثيقة يقوم النظام بعرض صورة عن الوثيقة عن طريق نظام إدارة الوثائق دون الحاجة إلى الخروج من النظام كما يمكن طباعة تلك البيانات أو طباعة الوثيقة كاملة•
مرسلة بواسطة: ايمان علي، رغدة محمود، هالة رضوان.
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق